Van verplichtingenlijst naar aantoonbare naleving, maand na maand.
PROOF is de werkplek van de compliance officer. Welke wettelijke verplichtingen heeft uw organisatie, wie bewaakt ze, wanneer is er getoetst en wat kwam eruit. Proceseigenaren verklaren via een eigen link, de rapportage aan bestuur of RvC bevriest bij vaststelling, en de cockpit zegt waar het gat zit. Gebouwd en gehost in de EU.
Van nu naar straks
Van bijhouden naar aantonen
Tweedelijns compliance is doorlopend werk: elke maand toetsen, afwijkingen opvolgen en aan het bestuur laten zien hoe de organisatie ervoor staat. In een spreadsheet blijft dat werk onzichtbaar tot iemand ernaar vraagt.
Het register leeft in een spreadsheet
Wet, artikel, eigenaar en toetsfrequentie staan in kolommen. Wat er vorig jaar is getoetst, weet alleen de opsteller.
Eén register met toetsingshistorie
Per verplichting het citaat uit de wet, de eigenaar in de eerste lijn, de beheersmaatregel, de frequentie en de bewijsstukken. Elke toets blijft als historie staan.
Toetsen gebeurt als er tijd is
Het monitoringplan is een voornemen. Aan het eind van het jaar blijkt welke thema's zijn overgeslagen.
Jaarraster met dekkingsgraad
Thema's tegen maanden: gepland, loopt, uitgevoerd of te laat. Bij afronden zet PROOF zelf de volgende toetsdatum op grond van het interval.
Proceseigenaren verklaren per mail
De verklaring zit in een mailwisseling. Of iedereen heeft gereageerd, telt u met de hand.
Attestaties via een eigen link
De proceseigenaar krijgt een eigen pagina, zonder account. Hij kiest volledig, deels of niet nageleefd, licht toe en ondertekent. Daarna is de link verbruikt.
De kwartaalrapportage is knip- en plakwerk
Cijfers uit vier bestanden, met de vraag of ze nog klopten op het moment van verzenden.
Rapportage die PROOF zelf vult
Dekking, afwijkingen, herstel, attestaties, signalen en beleid komen uit de app. Vaststellen bevriest de cijfers; een correctie is een nieuwe rapportage.
Nieuwe regelgeving komt binnen als pdf
Iemand leest de wijziging en hoopt dat de juiste collega hem oppakt.
Van signaal naar voorstel
Een regelgevingssignaal zoekt wat het raakt in uw verplichtingen, de controls in CRAFT en de risico's in de Risk Heat Map. U maakt er een voorstel van; de eigenaar beslist.
Zo ziet het eruit
Een greep uit PROOF
Klik op een miniatuur voor dat scherm, of op het beeld voor de volledige weergave.
Veelgestelde vragen
Wat u vooraf wilt weten over PROOF
Wat is PROOF?
PROOF is een applicatie voor compliance monitoring in de tweede lijn. Het houdt bij welke wettelijke verplichtingen een organisatie heeft, wie ze bewaakt, hoe vaak ze worden getoetst en wat die toetsing opleverde. Attestaties van proceseigenaren, afwijkingen met herstelacties en de periodieke rapportage aan bestuur of raad van commissarissen zitten in dezelfde omgeving.
Voor wie is PROOF bedoeld?
Voor compliance officers en andere tweedelijnsfuncties die doorlopend, meestal maandelijks, toetsen of de organisatie haar verplichtingen naleeft. PROOF werkt zonder auditopdracht en gebruikt bewust geen auditjargon: verplichting in plaats van norm, monitoringactiviteit in plaats van werkprogramma, afwijking in plaats van bevinding. Proceseigenaren hoeven geen gebruiker te zijn.
Wat doet PROOF concreet?
PROOF beheert een verplichtingenregister met toetsingshistorie, plant monitoringactiviteiten in een jaarraster met dekkingsgraad, legt afwijkingen vast met oorzaak en herstelacties, zet attestatierondes uit via een eigen link per proceseigenaar, zet regelgevingssignalen om in voorstellen voor de eigenaar en stelt de rapportage aan bestuur of RvC op met cijfers die bij vaststelling bevriezen.
Waarin verschilt PROOF van een spreadsheet?
Een spreadsheet legt vast wat iemand intikt. PROOF dwingt regels af: een afwijking sluit pas als alle herstelacties gereed zijn, een vastgestelde rapportage rekent nooit meer na, een ondertekende attestatie is daarna niet meer te wijzigen en elke toets blijft als historie staan. De cockpit telt daardoor altijd hetzelfde als wat u ziet na een doorklik.
Hoe zit het met data en hosting?
De gegevens van elke organisatie staan in een eigen database, gescheiden van andere organisaties, op servers in de EU. Lezers lezen, editors en beheerders schrijven. Het register is alleen aan te vullen: records worden gearchiveerd, niet gewist. Verklaringen van proceseigenaren lopen via een link met vervaldatum, zonder account en zonder cookie.
Wat PROOF biedt
De tweede lijn in haar eigen taal
Audit heeft opdrachten, werkprogramma's en bevindingen. Compliance monitoring heeft verplichtingen, monitoringactiviteiten en afwijkingen. PROOF spreekt die taal en bouwt de controles eromheen.
Nalevingscockpit
Eén nalevingscijfer uit zes deelmaten en een stoplicht dat over vandaag gaat. Elke tegel opent precies de rijen die het getal telde, met een wisbaar filter erboven.
Werkbank per maand
Te laat, open, wacht op een ander, afgerond. Een lijst waar u doorheen werkt, met de dekking van het monitoringjaar en de binnengekomen signalen ernaast.
Attestaties zonder account
Proceseigenaren ondertekenen via een eigen link die na 45 dagen vervalt. Met Bekijk als gast ziet u vooraf precies wat zij te zien krijgen.
Vastgesteld is bevroren
Een vastgestelde rapportage aan bestuur, RvC of auditcommissie rekent nooit meer na. Zes open afwijkingen blijven zes, ook als er later twee sluiten.
Oorzaak boven schuld
Bij een afwijking kiest u tussen een ontwerpfout in het proces en een naleeffout van een medewerker. Dat bepaalt de herstelactie. Een afwijking sluit pas als alle herstelacties gereed zijn.
Toetsen in vier vormen
Deskcheck, steekproef, walkthrough of dataquery. Een uitgevoerde toets zet de volgende datum, een toets met afwijking opent meteen het afwijkingsformulier.
Aangesloten op eerste en derde lijn
Toetsverzoeken uit Flowmap komen binnen in de werkbank, voorstellen gaan naar de eigenaar in CRAFT of de Risk Heat Map, en een gespreksfragment uit Voice hangt u als bewijs aan een toets.
Gegevens per organisatie gescheiden
Uw gegevens staan in een eigen database per organisatie op servers in de EU. Lezers lezen, editors schrijven, en het register is bewust alleen aan te vullen, nooit te wissen.
Werkwijze
Van verplichting tot verantwoording in zes stappen
Leg de verplichtingen vast
Wet, artikel, citaat, eigenaar in de eerste lijn, maatregel en toetsfrequentie.
Plan de monitoring
Zet de activiteiten in het jaarraster en stuur op dekking per thema.
Toets en leg vast
Voer de deskcheck, steekproef, walkthrough of dataquery uit en bewaar het bewijs bij de activiteit.
Registreer afwijkingen en herstel
Ernst, oorzaak en herstelacties met eigenaar en termijn. Sluiten kan pas als alles gereed is.
Vraag attestaties uit
Zet een ronde uit, de proceseigenaren ondertekenen via hun eigen link, u ziet de stand per ontvanger.
Rapporteer aan bestuur of RvC
Stel de periodieke rapportage op, laat PROOF de cijfers vullen en bevries ze met het vaststellen.
Weten hoe uw organisatie ervoor staat, en het kunnen laten zien?
Vraag een demo aan of neem contact op voor meer informatie over PROOF voor uw compliancefunctie.