Privacyverklaring

Audirium B.V. gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze verklaring leest u welke gegevens wij verwerken als u onze website bezoekt, contact met ons opneemt, een scan op onze website gebruikt, een cursus koopt of onze applicaties gebruikt. Ook leest u waarom wij dat doen, hoe lang wij de gegevens bewaren, met wie wij ze delen en welke rechten u heeft.

1. Wie is verantwoordelijk?

Audirium B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die wij voor onze eigen doeleinden uitvoeren: de website, contact, de Academy, onze administratie, gebruikersaccounts en beveiliging. Voor gegevens die klanten in onze applicaties vastleggen, zijn wij verwerker; zie paragraaf 2.

Tundradal 3, 3124 NG Schiedam. KvK: 73543616. Btw: NL859568568B01. E-mail: info@audirium.net.

2. Gegevens in onze applicaties: wij zijn verwerker

Organisaties gebruiken onze applicaties (bijvoorbeeld voor audit, risicobeheer en compliance) om hun eigen gegevens vast te leggen, zoals bevindingen, risico's, contactpersonen en documenten. Voor die inhoud is de klantorganisatie de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Wij verwerken die gegevens alleen in opdracht van de klant en volgens de verwerkersovereenkomst die wij met de klant sluiten. Dat geldt ook als de klant een AI-functie op die gegevens gebruikt (zie paragraaf 4). De gegevens van elke organisatie staan in een eigen, afgescheiden database.

Staan uw gegevens in de applicatie van een organisatie en wilt u ze inzien of laten aanpassen? Neem dan eerst contact op met die organisatie. Komt uw verzoek bij ons binnen, dan sturen wij het door naar de klant.

Uw gebruikersaccount en de beveiligingslogs houden wij bij voor ons eigen toegangsbeheer en de beveiliging van de dienst. Daarvoor zijn wij zelf verantwoordelijk.

3. Welke gegevens, waarvoor en hoe lang?

Contactformulier

Naam, e-mailadres, organisatie, onderwerp en bericht, plus het IP-adres van de verzending. Wij gebruiken deze gegevens om uw vraag te beantwoorden; het IP-adres bewaren wij om spam en misbruik van het formulier te kunnen herleiden. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om op vragen te reageren en het formulier te beschermen, en waar uw vraag over een opdracht gaat, het nemen van stappen vóór een overeenkomst. Bewaartermijn: maximaal 12 maanden.

Scans op de website

Bij de AVG-quickscan kunt u uw e-mailadres achterlaten om de actiepunten te zien; wij bewaren dan uw e-mailadres, uw score en het IP-adres van de verzending, maximaal 12 maanden. Bij de NIS2-dekkingscheck kunt u uw e-mailadres achterlaten om op de hoogte te blijven van de NIS2 Scanner; wij bewaren dan uw e-mailadres en het gekozen normenkader, totdat u zich afmeldt. Grondslag: uw toestemming. U kunt die altijd intrekken door ons te mailen.

Gebruikersaccount

Gebruikersnaam, e-mailadres, weergavenaam, taalvoorkeur, organisatie en rollen, het tijdstip van uw laatste login, en de gegevens voor inloggen en tweestapsverificatie: een gehashte versie van uw wachtwoord (nooit het wachtwoord zelf), een versleuteld geheim voor uw authenticator-app en, als u die gebruikt, de publieke sleutel van uw passkey. Grondslag: als u zelf de overeenkomst met ons heeft, de uitvoering van die overeenkomst; als uw organisatie klant is, ons gerechtvaardigd belang en dat van uw organisatie bij toegangsbeheer en beveiliging. Bewaartermijn: zolang uw account bestaat. Vraagt u of uw organisatie om opheffing van het account, dan verwijderen wij het account en de bijbehorende gegevens.

Beveiligings- en gebruikslogs

Wanneer u inlogt of een beveiligingsrelevante handeling uitvoert, leggen wij vast wie wat wanneer deed, met uw IP-adres, browsertype (user-agent) en een daaruit afgeleide globale locatie (stad en land). Deze logs gebruiken wij om misbruik te detecteren, incidenten te onderzoeken en aan te tonen wie wat heeft gedaan. Onze webserver registreert daarnaast bij elk bezoek het IP-adres en de opgevraagde pagina. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst. Bewaartermijnen: auditlogs 26 maanden, webserverlogs 30 dagen, foutmeldingen 6 maanden.

Audirium Mini-app

De Mini-app is de mobiele toegang tot een bestaand Audirium-account (zie Gebruikersaccount). U logt in met het account van uw organisatie; een account aanmaken kan in de app niet.

Bij het inloggen koppelen wij uw toestel aan uw account. Per toestel bewaren wij een toestelnaam, het platform (Android of iOS), een hash van de toestelsleutel (de sleutel zelf staat alleen op het toestel) en de tijdstippen van koppelen, laatste gebruik en verlopen. Na 30 dagen niet gebruiken bent u automatisch uitgelogd. Onder Ik ziet u uw gekoppelde toestellen en kunt u ze ontkoppelen. Doel: beveiliging en toegangsbeheer. Grondslag: dezelfde als bij Gebruikersaccount. Bewaartermijn: zolang uw account bestaat.

De microfoon gebruikt de app alleen als u zelf een opname start. De opname loopt door met het scherm op slot, met een melding en een stopknop. Het geluid gaat naar onze servers in de EU (Duitsland); het uitschrift maken wij zelf. Voor samenvatting en actiepunten geldt paragraaf 4, voor de inhoud van opnames binnen een organisatie paragraaf 2.

De app heeft geen toestemming voor de camera; de QR-scanner is op Android die van Google Play-services en levert alleen de gescande code. Vingerafdruk of gezichtsherkenning verwerkt het toestel zelf; biometrische gegevens komen niet bij Audirium. Meldingen alleen met uw toestemming. Geen advertenties, geen tracking, geen analyse- of advertentiediensten van derden. Foutmeldingen komen in ons foutlog (6 maanden, zie Beveiligings- en gebruikslogs). Alle verbindingen gaan versleuteld (https) naar audirium.net.

Uw account verwijderen kan op drie manieren:

  1. In de app via Ik en daarna Account verwijderen.
  2. Na inloggen via audirium.net/portal/account-verwijderen.
  3. Zonder app of login: mail naar info@audirium.net met uw gebruikersnaam of e-mailadres, onder vermelding van de Mini-app.

Wij verwijderen dan uw account en de toestelkoppelingen. Inhoud in de applicaties van uw organisatie valt onder paragraaf 2 en blijft bij die organisatie. Voor back-ups en wettelijke bewaarplichten geldt paragraaf 9. De app van het toestel verwijderen wist ook de toestelsleutel.

Aankopen bij Audirium Academy

Uw e-mailadres, uw naam als u die invult, het gekochte product en het bedrag, en bij een zakelijke aankoop uw bedrijfsnaam, factuuradres en (optioneel) btw-nummer. Uw bankgegevens ontvangen wij niet; die blijven bij onze betaaldienstverlener. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en onze wettelijke bewaarplicht. Bewaartermijn: facturen en bonnen horen bij onze administratie en die moeten wij op grond van de belastingwetgeving zeven jaar bewaren.

Bezoekstatistieken

Alleen als u daarvoor toestemming geeft via de cookiebanner: statistieken via Google Analytics en Microsoft Clarity, en onze eigen bezoekstatistiek met een bezoekers-ID voor campagneherkomst. In onze eigen statistiek korten wij het IP-adres in voordat het wordt opgeslagen. Grondslag: uw toestemming, die u altijd kunt intrekken via de cookie-instellingen. Bewaartermijn eigen statistiek: 13 maanden. Zie onze cookieverklaring voor het volledige overzicht.

Lettertypen

Onze website en onze applicaties laden hun lettertypen van onze eigen server, niet van Google. Een uitzondering is de diagrameditor van Flowmap: gebruikt een diagram een lettertype uit Google Fonts, doordat u dat zelf kiest of doordat u zo'n diagram importeert, dan ontvangt Google uw IP-adres en technische browsergegevens. Doel: een goede weergave van het diagram. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang. Hoe lang Google deze gegevens bewaart, bepaalt Google zelf.

Moet u gegevens verstrekken?

Zonder contactgegevens kunnen wij uw vraag niet beantwoorden, zonder accountgegevens kunt u niet inloggen, en zonder factuurgegevens kunnen wij een aankoop niet leveren en administreren. Gegevens voor statistieken en de scans zijn niet verplicht: als u die niet geeft, kunt u de website en onze diensten gewoon gebruiken.

4. AI-functies in onze applicaties

Een deel van onze applicaties heeft AI-functies, zoals samenvatten, documenten beoordelen, tekst herkennen en spraak omzetten naar tekst. De tekst of het bestand waar u zo'n functie op loslaat, gaat dan naar een taalmodel bij een externe aanbieder. Volgens de voorwaarden waaronder wij die aanbieders gebruiken, worden de gegevens niet gebruikt om hun modellen te trainen.

Wij nemen geen besluiten over u die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten, ook niet via profilering. AI-uitkomsten in onze applicaties zijn voorstellen die een mens beoordeelt.

5. Met wie delen wij gegevens?

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen ze alleen met partijen die nodig zijn om onze diensten te leveren, of als de wet ons daartoe verplicht. Met partijen die als verwerker voor ons werken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst of accepteren wij hun verwerkersvoorwaarden als die voldoen aan artikel 28 AVG. Dit zijn de belangrijkste ontvangers; een volledig overzicht van onze subverwerkers krijgt u op verzoek.

6. Gegevens buiten de Europese Economische Ruimte

Onze servers en back-ups staan in de EU. Toch kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt. Anthropic, OpenAI, Google, Microsoft en Cloudflare zijn Amerikaanse bedrijven of verwerken gegevens (ook) in de Verenigde Staten. Amazon Web Services en Backblaze hebben een Amerikaans moederbedrijf, ook al hebben wij voor die diensten verwerking in de EU gekozen.

Voor doorgifte buiten de EER gebruiken wij het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het EU-VS Data Privacy Framework (DPF) als de ontvanger daarvoor is gecertificeerd, en anders de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Per 6 oktober 2026 staan Google, Microsoft en Cloudflare op de officiële DPF-lijst (dataprivacyframework.gov); voor hen steunen wij op het DPF. Anthropic en OpenAI staan niet op die lijst; voor hen gelden de standaardcontractbepalingen in hun verwerkersvoorwaarden. Vervalt het DPF voor een ontvanger, dan gelden voor die ontvanger de standaardcontractbepalingen. Waar nodig nemen wij aanvullende maatregelen, zoals versleuteling en het vervangen van persoonsgegevens door plaatshouders. Wilt u weten welke waarborg voor een bepaalde ontvanger geldt? Mail ons, dan informeren wij u.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of misbruik. Onder meer:

8. Cookies

Onze website gebruikt functionele cookies die nodig zijn om de site en de applicaties te laten werken (sessiecookies en uw cookievoorkeur). Statistiekcookies van Google Analytics en Microsoft Clarity laden wij alleen na uw uitdrukkelijke toestemming via de cookiebanner. Kiest u niet voor "Accepteren", dan laden wij ze niet, en verwijderen wij statistiekcookies die eerder via onze site zijn geplaatst voor zover uw browser dat toelaat. Het volledige overzicht met cookienamen en bewaartermijnen staat in onze cookieverklaring.

9. Uw rechten

U heeft het recht om:

Stuur uw verzoek per e-mail naar info@audirium.net. Vermeld om welk verzoek het gaat en uw gebruikersnaam of e-mailadres. Wij reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen uw identiteit te bevestigen.

Soms kunnen wij gegevens niet direct verwijderen, bijvoorbeeld door een wettelijke bewaarplicht (zoals voor facturen), voor de beveiliging van de dienst of omdat wij ze nodig hebben voor een juridisch geschil. Wij beperken de verwerking dan tot dat doel. Na verwijdering kunnen uw gegevens nog maximaal zes maanden in onze versleutelde back-ups staan, totdat die volgens schema worden overschreven. Back-ups gebruiken wij alleen om gegevens na een storing te herstellen.

10. Wijzigingen en contact

Wij passen deze verklaring aan als onze verwerkingen veranderen. De datum hieronder laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd. Voor de voorwaarden waaronder wij onze diensten leveren, zie onze algemene voorwaarden.

Vragen over deze verklaring? Mail naar info@audirium.net of gebruik het contactformulier.

Laatst bijgewerkt: oktober 2026