Van bevinding tot afgeronde actie, zonder iets te verliezen.
Van lijstjes in Excel en mail naar één spoor met een duidelijke eigenaar, een deadline en zichtbare voortgang. Wie afmeldt, toetst niet: elk oordeel over bewijs gaat langs een tweede paar ogen. Elke wijziging staat in de audit trail, AI is vanaf de basis ingebouwd, en alles is gebouwd en gehost in de EU.
Van nu naar straks
Van losse lijstjes naar geborgde opvolging
Een bevinding opschrijven is zo gedaan. Maar de actie die erop volgt echt afgerond krijgen, met de juiste eigenaar, op tijd en met bewijs dat een tweede persoon heeft gezien, daar loopt het vaak stuk.
Acties verdwijnen in Excel en mail
Lijstjes die niemand bijhoudt en mails die wegzakken. Na een paar weken weet niemand meer wat de actuele stand is.
Eigenaar, deadline en status op één plek
Elke actie krijgt een verantwoordelijke, een einddatum en een status die de app zelf bijhoudt. De werkvoorraad zegt per actie wiens beurt het is.
Afgerond is een vinkje
De actiehouder meldt zelf dat het klaar is. Of er bewijs was en wie dat heeft bekeken, staat nergens.
Afmelden met bewijs, toetsen door een ander
Afmelden vraagt altijd een bewijsstuk. Een collega toetst, een tweede persoon geeft akkoord, en daarna staat het bewijs vast.
De bevinding hangt los van het risico
Niemand kan uitleggen welk risico of welke norm achter een actie zit, dus niemand ziet welke lijn nog ontbreekt.
Elke bevinding eindigt bij een risico, norm of maatregel
U kiest het eindpunt uit de registers van uw organisatie. Bevindingen zonder eindpunt staan apart, als werkvoorraad.
Periodieke acties kosten steeds werk
Terugkerende controles worden elke keer opnieuw met de hand aangemaakt en bijgehouden.
Terugkerende acties automatisch aangemaakt
Is een periodieke actie gereed, dan maakt de app de volgende zelf aan, met dezelfde instellingen.
Rapporteren en vertrouwelijkheid botsen
Voor directie of auditcommissie wordt de stand met de hand samengesteld, terwijl gevoelige details in gedeelde bestanden staan.
Cockpit en bestuursrapportage, veilig opgeslagen
Elke rol ziet zijn eigen overzicht, elk cijfer is doorklikbaar, en vertrouwelijke velden staan versleuteld in de database.
Zo ziet het eruit
Een greep uit Action Tracking
Klik op een miniatuur voor dat scherm, of op het beeld voor de volledige weergave.
Veelgestelde vragen
Wat u vooraf wilt weten over Action Tracking
Wat is Action Tracking?
Action Tracking is de app van Audirium waarin een organisatie auditbevindingen en de bijbehorende verbeteracties opvolgt. Elke actie heeft een eigenaar, een deadline en een status die langs vaste stappen loopt, van toewijzen tot afmelden met bewijs en toetsen door een tweede persoon. Een cockpit laat zien hoe de opvolging als geheel ervoor staat.
Voor wie is Action Tracking bedoeld?
Action Tracking is gemaakt voor interne auditfuncties en de organisaties die zij bedienen. De auditfunctie bewaakt en toetst, actiehouders in de lijn voeren uit en melden af, controllers volgen hun afdelingen, en directie of auditcommissie leest de bestuursrapportage. Elke rol krijgt alleen de schermen en gegevens die bij die rol horen.
Wat doet Action Tracking concreet?
Action Tracking zet een bevinding om in acties met eigenaar en deadline, laat de actiehouder afmelden met een bewijsstuk, en legt de toetsing van dat bewijs bij een ander, met akkoord van het hoofd van de auditfunctie. Elke bevinding krijgt een eindpunt: het risico, de norm of de maatregel erachter. Een cockpit, een kanban, een planning en een Excel-export maken de stand zichtbaar.
Waarin verschilt Action Tracking van een spreadsheet?
In een spreadsheet kan iedereen alles wijzigen en bewijst niets wie wat deed. Action Tracking dwingt de volgorde af op de server: afmelden kan alleen de actiehouder, en alleen met bewijs; wie afmeldt, toetst niet. Bewijsstukken krijgen een inhoudshash en staan na de toets vast. Elke wijziging staat in de audit trail, en elk cijfer in de cockpit is terug te leiden tot de bevindingen erachter.
Hoe werkt AI in Action Tracking en wie beslist?
Action Tracking gebruikt AI om acties op betekenis te doorzoeken: vergelijkbare acties komen naar boven, ook als de woorden verschillen. Via een koppeling met uw eigen AI-assistent kunt u een eigen actie afmelden of een conceptrapport voor het bestuur opvragen, maar niets gebeurt zonder uw bevestiging. Een organisatie kan de AI-functies helemaal uitzetten. Beslissingen over status, toetsing en afsluiting neemt altijd een mens.
Waar staan de gegevens van Action Tracking?
Action Tracking draait op servers van Hetzner in Duitsland, binnen de EU. Elke organisatie heeft een eigen database; gegevens van verschillende organisaties zijn nooit vermengd. Vertrouwelijke velden, zoals de omschrijving en de voortgangsnotities van een actie, staan versleuteld opgeslagen. De app stuurt geen e-mail: meldingen blijven binnen de app.
Wat Action Tracking biedt
Acties die niet meer wegzakken
Action Tracking houdt bevindingen en verbeteracties bij elkaar, met AI ingebouwd in het ontwerp. Met eigenaarschap, bewijs, functiescheiding en een volledige historie.
AI ingebouwd, niet aangebouwd
AI begrijpt de betekenis van acties: zoeken vindt vergelijkbare acties, ook als de woorden verschillen, zodat dubbel werk opvalt. Uw organisatie zet de AI-functies aan of uit.
Geen dure implementatie of licenties
Geen implementatietraject van tienduizenden euro's, geen torenhoge jaarlijkse licentiekosten. Toegankelijk voor teams van elke omvang.
Gebouwd voor internal auditors, door internal auditors
Elke workflow is getoetst aan de praktijk van interne audit. Geen generieke takenlijst, maar opvolging zoals een auditfunctie die nodig heeft.
Bevinding wordt actie
Zet een bevinding om in een actie met eigenaar, deadline en voortgang. Zijn alle acties af, dan zet de app de bevinding zelf op Ter afsluiting. Afsluiten blijft een oordeel: met conclusie, nooit automatisch.
Vier ogen op elk oordeel
De actiehouder meldt zelf af, met bewijs. Een auditor toetst en legt zijn oordeel voor, het hoofd van de auditfunctie geeft akkoord. Afmelden en toetsen doet nooit dezelfde persoon; een uitzondering mag alleen met naam en reden, zichtbaar op de bevinding.
Opvolgingscockpit
Een opvolgingscijfer en een stoplicht beantwoorden vier vragen: waar staan we, wat beweegt, waar zit het gat en wie is aan zet. Elk getal is aanklikbaar en opent de bevindingen erachter.
Herleidbaar tot risico, norm of maatregel
U kiest de norm uit de normenkader-bibliotheek en het risico of de maatregel uit het register van de Risk Heat Map of een CRAFT-audit. Een open bevinding op een maatregel kleurt de barrière in de vlinderdas van de Heat Map.
Een scherm per rol
Cockpit en Bestuursrapportage voor wie stuurt, Mijn acties voor de actiehouder, Bevindingen per audit voor de auditfunctie, Acties per afdeling voor de controller, plus Kanban en Planning. De server bepaalt wat uw rol ziet.
Niets overtypen
Bevindingen komen binnen uit de Audit Suite, uit een CRAFT-audit of uit TeamMate+, met herkomst en kenmerk. Een actiepunt uit een opgenomen gesprek in Voice wordt een actie met het citaat als bewijs.
Werkwijze
Van bevinding tot afronding in zes stappen
Registreer of ontvang de bevinding
Leg de bevinding vast, of ontvang haar uit de Audit Suite, CRAFT of TeamMate+. Kies het eindpunt: het risico, de norm of de maatregel waar de lijn ophoudt.
Scherm 2Wijs eigenaar en deadline toe
Elke actie krijgt een verantwoordelijke, een einddatum en eventueel een organisatie-eenheid. Periodieke controles maakt u terugkerend.
Voer uit en meld af met bewijs
De actiehouder legt voortgang vast en meldt zelf af, met een bestand, foto of link als bewijs. Iedere stap belandt in de audit trail.
Scherm 3Toets met vier ogen
Een auditor beoordeelt het bewijs en legt zijn oordeel voor. Het hoofd van de auditfunctie geeft akkoord of stuurt terug met reden. Daarna staat het bewijs vast.
Stuur met cockpit en planning
De cockpit toont het opvolgingscijfer en de gaten in de opvolging, de planning zet alle acties op een tijdlijn met de deadlines per dag.
Scherm 1Verantwoord en sluit af
Zijn alle acties af, dan staat de bevinding klaar voor afsluiting. De auditfunctie sluit af met een conclusie, of legt een risicoacceptatie voor die een tweede persoon goedkeurt. De Bestuursrapportage toont het geheel.
Scherm 6Veilig en herleidbaar
Vertrouwelijk werk, data in eigen huis
Bevindingen bevatten gevoelige informatie. Action Tracking houdt die veilig, in de EU, én maakt elke stap in de opvolging herleidbaar.
Versleutelde velden: vertrouwelijke details zoals omschrijving en voortgangsnotities worden versleuteld opgeslagen en nooit aan andere apps doorgegeven.
Gebouwd en gehost in de EU: elke organisatie werkt in haar eigen afgeschermde omgeving, geen Amerikaanse cloud.
Volledige audit trail: elke wijziging gelogd met wijzigingshistorie; bewijs krijgt een inhoudshash en staat na de toets vast.
Rechten op de server: welke schermen, stappen en velden u ziet, bepaalt de server aan de hand van uw rol, niet het scherm.
Action Tracking op hoofdlijnen
Klaar om acties echt afgerond te krijgen?
Vraag een demo aan of neem contact op voor meer informatie over Action Tracking voor uw organisatie.