Internal Audit Charter, Universeel Template

Doel van Internal Auditing

De Internal Audit Functie (IAF) van ORGANISATIENAAM bestaat om de organisatie te helpen waarde te creëren, te beschermen en duurzaam in stand te houden. Zij doet dat door onafhankelijk en objectief te beoordelen of risicobeheer, beheersingsmaatregelen en governance goed functioneren, door inzicht te geven in wat er nu speelt en vooruit te kijken naar wat eraan komt, en door ORGANISATIENAAM gevraagd en ongevraagd te adviseren over hoe dat beter kan. De IAF werkt daarbij volgens een vaste, herhaalbare werkwijze; risico's structureel identificeren, prioriteren en toetsen; in plaats van via incidenteel onderzoek.

Deze doelomschrijving is een eigen parafrase, ontleend aan de definitie en doelstelling van internal auditing zoals vastgelegd door The Institute of Internal Auditors (IIA) in de Global Internal Audit Standards; de officiële brontekst is hier niet letterlijk overgenomen.

De IAF verleent haar diensten in overeenstemming met de Global Internal Audit Standards (GIAS) van het Institute of Internal Auditors (IIA). Dit charter is opgesteld conform GIAS Standaard 6.2 en wordt ten minste eenmaal per jaar beoordeeld.

Mandaat

2.1 Autoriteit en positionering

De IAF is door de TOEZICHTHOUDEND ORGAAN, op voordracht van het AUDIT COMMITTEE, de BOARD OF DIRECTORS, op voordracht van het AUDIT COMMITTEE, de RAAD VAN COMMISSARISSEN/TOEZICHT, in zijn rol als auditcommissie, gemachtigd om alle activiteiten, systemen, processen en risico's van ORGANISATIENAAM te beoordelen. Dit omvat onbeperkte toegang tot alle gegevens, documenten, informatiesystemen, medewerkers en fysieke locaties die nodig zijn voor de uitvoering van het internal auditmandaat.

De CAE rapporteert functioneel aan het AUDIT COMMITTEE van de RAAD VAN COMMISSARISSEN en administratief aan de RAAD VAN BESTUUR / CEO. het AUDIT COMMITTEE van de BOARD OF DIRECTORS en administratief aan de CEO. de RAAD VAN COMMISSARISSEN/TOEZICHT, in zijn rol als auditcommissie, en administratief aan de RAAD VAN BESTUUR / directie. Deze rapportagestructuur waarborgt de organisatorische onafhankelijkheid van de IAF en stelt de CAE in staat haar verantwoordelijkheden uit te voeren zonder inmenging.

2.2 Onafhankelijkheid en objectiviteit

De IAF opereert onafhankelijk van de activiteiten die zij beoordeelt. Internal auditors handhaven een onbevooroordeelde instelling en vermijden belangenconflicten. De CAE bevestigt jaarlijks de organisatorische onafhankelijkheid van de IAF aan het AUDIT COMMITTEE. het AUDIT COMMITTEE van de BOARD OF DIRECTORS. de RAAD VAN COMMISSARISSEN/TOEZICHT, in zijn rol als auditcommissie.

De benoeming en het ontslag van de CAE worden geautoriseerd door de RAAD VAN COMMISSARISSEN, na overleg met de RAAD VAN BESTUUR / CEO. de BOARD OF DIRECTORS, na overleg met de CEO. de RAAD VAN COMMISSARISSEN/TOEZICHT, na overleg met de RAAD VAN BESTUUR / directie.

2.3 Meningsverschillen over essentiële voorwaarden

Indien de CAE van oordeel is dat het senior management beslissingen neemt die de effectiviteit van de IAF wezenlijk beperken, of die de organisatie blootstellen aan onaanvaardbare risico's, dan zal de CAE dit, na overleg met het senior management, escaleren naar het toezichthoudend orgaan. De CAE documenteert dergelijke situaties en de genomen acties conform GIAS Standaard 6.2.

2.4 Wijzigingen in het mandaat

De CAE beoordeelt periodiek of veranderingen in de organisatie, de risicobereidheid of de externe omgeving een herziening van het mandaat rechtvaardigen. Materiële wijzigingen worden ter goedkeuring voorgelegd aan het toezichthoudend orgaan.

Toezicht van het bestuur

De RAAD VAN COMMISSARISSEN, vertegenwoordigd door het AUDIT COMMITTEE, keurt dit charter goed en behoudt toezicht op de IAF. De verantwoordelijkheden van het AUDIT COMMITTEE omvatten:

• Goedkeuring van het internal auditcharter, het jaarplan en het budget van de IAF;
• Jaarlijkse beoordeling van de toereikendheid van middelen en capaciteiten van de IAF;
• Directe rapportage van de CAE aan het AUDIT COMMITTEE;
• Periodiek overleg met de CAE zonder aanwezigheid van het management;
• Ontvangst en bespreking van de resultaten van het QAIP (kwaliteitsborging en verbetering), inclusief de resultaten van externe kwaliteitstoetsingen (EQA);
• Autorisatie van de benoeming en het ontslag van de CAE.

De BOARD OF DIRECTORS, vertegenwoordigd door het AUDIT COMMITTEE, keurt dit charter goed en behoudt toezicht op de IAF. De verantwoordelijkheden van het AUDIT COMMITTEE omvatten:

• Goedkeuring van het internal auditcharter, het jaarplan en het budget van de IAF;
• Jaarlijkse beoordeling van de toereikendheid van middelen en capaciteiten van de IAF;
• Directe rapportage van de CAE aan het AUDIT COMMITTEE;
• Periodiek overleg met de CAE zonder aanwezigheid van het management;
• Ontvangst en bespreking van de resultaten van het QAIP (kwaliteitsborging en verbetering), inclusief de resultaten van externe kwaliteitstoetsingen (EQA);
• Autorisatie van de benoeming en het ontslag van de CAE.

De RAAD VAN COMMISSARISSEN/TOEZICHT keurt, in zijn rol als auditcommissie, dit charter goed en behoudt toezicht op de IAF. De verantwoordelijkheden van de RAAD VAN COMMISSARISSEN/TOEZICHT in die rol omvatten:

• Goedkeuring van het internal auditcharter, het jaarplan en het budget van de IAF;
• Jaarlijkse beoordeling van de toereikendheid van middelen en capaciteiten van de IAF;
• Directe rapportage van de CAE aan de RAAD VAN COMMISSARISSEN/TOEZICHT;
• Periodiek overleg met de CAE zonder aanwezigheid van het management;
• Ontvangst en bespreking van de resultaten van het QAIP (kwaliteitsborging en verbetering), inclusief de resultaten van externe kwaliteitstoetsingen (EQA);
• Autorisatie van de benoeming en het ontslag van de CAE.

De RAAD VAN BESTUUR / CEO ondersteunt de IAF door toegang tot middelen, medewerkers en informatie te waarborgen en de autoriteit van de IAF in de organisatie te bevorderen.

Verantwoordelijkheden van de CAE

4.1 Naleving van de Standaarden

De CAE en alle medewerkers van de IAF verrichten hun werkzaamheden aantoonbaar conform de Global Internal Audit Standards en handelen volgens de ethische beginselen van het IIA: integriteit, vertrouwelijkheid en competentie. Kan de IAF om welke reden dan ook niet aan een vereiste voldoen, dan wordt dit gedocumenteerd en gecommuniceerd als non-conformiteit conform GIAS Standaard 4.1.

4.2 Objectiviteit

Internal auditors zijn vrij van compromissen in de kwaliteit van hun werk. Zij vermijden situaties die hun onbevangenheid in gevaar brengen. Wanneer objectiviteit feitelijk of schijnbaar wordt aangetast, wordt dit gemeld aan de CAE. De CAE treft passende maatregelen om de aantasting te beheersen of te elimineren.

4.3 Management van de Internal Audit Functie

De CAE is verantwoordelijk voor:

• Het opstellen van een meerjarige strategie en een jaarlijks risicogebaseerd internal auditplan;
• Het beheren van de middelen, het budget en de capaciteiten van de IAF;
• Het borgen van voldoende competenties binnen de IAF, inclusief opleiding en continue professionele ontwikkeling;
• Het aansturen van assurance- en adviesdiensten conform het internal auditmandaat;
• Het bijhouden van een adequaat auditdossier per opdracht;
• Het naleven van wet- en regelgeving die van toepassing is op internal auditing.

4.4 Communicatie met het toezichthoudend orgaan

De CAE rapporteert periodiek aan het AUDIT COMMITTEE van de RAAD VAN COMMISSARISSEN het AUDIT COMMITTEE van de BOARD OF DIRECTORS de RAAD VAN COMMISSARISSEN/TOEZICHT, in zijn rol als auditcommissie, over in ieder geval:

• De status en voortgang van het internal auditplan;
• Significante bevindingen, aanbevelingen en de opvolging daarvan;
• Wijzigingen die van invloed zijn op het mandaat of dit charter;
• Mogelijke aantastingen van de onafhankelijkheid van de IAF;
• Resultaten van het QAIP en eventuele non-conformiteit met de Standaarden.

4.5 Kwaliteitsborging en verbetering (QAIP)

De CAE ontwikkelt, implementeert en onderhoudt een programma voor kwaliteitsborging en verbetering (QAIP) dat alle aspecten van de IAF omvat. Dit programma bestaat uit:

• Interne toetsingen: continue monitoring van de kwaliteit van opdrachten en periodieke zelfevaluaties;
• Externe kwaliteitstoetsing (EQA): ten minste eenmaal per vijf jaar door een onafhankelijke, gekwalificeerde beoordelaar.

De resultaten van het QAIP, inclusief de conformiteit met de Standaarden en de prestaties ten opzichte van doelstellingen, worden jaarlijks gecommuniceerd aan het toezichthoudend orgaan.

Reikwijdte en soorten diensten

De IAF verleent de volgende soorten diensten aan ORGANISATIENAAM:

• Assurancediensten: objectieve beoordeling van bewijs om een onafhankelijk oordeel te geven over risicobeheer, beheersing en governance;
• Adviesdiensten: aanbevelingen, begeleiding en ondersteuning gericht op verbetering van governance en beheersing, zonder managementverantwoordelijkheid te overnemen.

De reikwijdte van de IAF omvat alle activiteiten, processen en entiteiten van ORGANISATIENAAM, inclusief dochtermaatschappijen en uitbestede activiteiten voor zover relevant voor het beheersen van organisatierisico's. De IAF heeft toegang tot alle processen, systemen en gegevens die relevant zijn voor de uitvoering van haar opdrachten.

Relatie met de externe accountant en andere assuranceaanbieders

De CAE coördineert de werkzaamheden van de IAF met die van de externe accountant en andere interne en externe aanbieders van assurancediensten (zoals compliance en risicomanagement). Doel is dubbel werk te beperken, lacunes in de risicodekking te signaleren en de totale toegevoegde waarde van de assurancefunctie te vergroten. De CAE beoordeelt in hoeverre op het werk van andere aanbieders kan worden vertrouwd.

Ingangsdatum en versiebeheer

Dit charter treedt in werking per DD-MM-JJJJ en vervangt alle eerdere versies. Het charter wordt ten minste jaarlijks herzien of eerder indien materiële veranderingen in de organisatie of de risicobereidheid daartoe aanleiding geven.

Wijzigingen worden ter goedkeuring voorgelegd aan het toezichthoudend orgaan.