Het audituniversum staat in een spreadsheet, het jaarplan in een ander bestand, reviews lopen via mail en de rapportage aan de auditcommissie wordt los samengesteld uit wat er nog te vinden is. Elk onderdeel werkt op zich, maar niets sluit op elkaar aan. De Audit Suite van Audirium zet de hele auditcyclus in één omgeving: van het audituniversum tot de opvolging van bevindingen, met elke stap zichtbaar voor wie er als volgende aan zet is.
In het kort
Wat de Audit Suite is, in drie cijfers.
De Audit Suite is de werkplek voor de interne auditfunctie: het audituniversum, het jaarplan, de dossierreview, de opvolging van bevindingen, de analyse van de eigen kwaliteit en het tijdschrijven zitten in dezelfde omgeving, op dezelfde data. Niets van wat in de ene stap is vastgelegd, wordt in de volgende stap overgetypt.
Wat er nu op het bureau van de IA-manager ligt
Zes stappen, en voor elke stap een ander bestand.
Het jaarplan is handwerk
Audituniversum, risicoweging en capaciteit staan in losse spreadsheets. Een onderbouwd jaarplan kost daardoor elk jaar opnieuw rekenwerk, en niemand ziet in één oogopslag of het team het plan aankan.
Voortgang leeft in niemands overzicht
Wie waaraan werkt, hoeveel uur er al in zit en welke audit achterloopt op schema staat verspreid over statusmails en losse planningsbestanden.
Review loopt via de mail
Reviewopmerkingen, akkoorden en aanpassingen komen binnen als losse berichten. Wie twee weken later terugkeert in een dossier, moet de hele mailwisseling opnieuw doorlopen om te zien wat er nog open staat.
Het eindrapport wordt met de hand samengesteld
Bevindingen, oordelen en cijfers uit losse bestanden worden geknipt en geplakt tot één document voor de auditcommissie, met het risico dat een laat gewijzigd cijfer niet overal wordt bijgewerkt.
Een bevinding raakt los van de actie die eruit volgt
Een bevinding uit het auditrapport wordt een actiepunt in een ander systeem of bestand, zonder koppeling terug. Of iets is opgevolgd, is dan een kwestie van navragen.
Capaciteit is een educated guess
Hoeveel uur het team echt kwijt is aan audits tegenover overleg, opleiding en verlof, en of dat past bij het jaarplan, wordt zelden hard onderbouwd doorgerekend.
Eén audit, van universum tot opvolging
Een voorbeeld: een betaalproces dat via het audituniversum in het jaarplan komt, een dossier krijgt, een bevinding oplevert en eindigt als actie met een eigenaar en een deadline.
De winst zit niet in één van deze stappen, maar in de overgangen ertussen. Een audit die in het jaarplan staat, hoeft niet opnieuw te worden ingevoerd om een dossier te krijgen; een bevinding die in het dossier ontstaat, hoeft niet te worden overgetypt om een actie te worden. Wat in de ene stap is vastgelegd, is meteen de basis voor de volgende.
De zes stappen
Elke stap is een eigen module met een eigen vraag. Samen dragen ze de hele auditcyclus.
| Stap | Wat het oplevert | Wie ermee werkt |
|---|---|---|
| Audit Universede catalogus | Alle auditwaardige onderwerpen met risicoscore en auditfrequentie, met een tienjarige planning per onderwerp. | ia_manager, auditor |
| Audit Jaarplanoperationeel hart | Concrete audits met tijdlijn, verantwoordelijke en uren, met accordering door het audit committee. | ia_manager, auditor, directie_ac (leest mee) |
| Audit File Reviewhet dossier | De checklist per fase, document-gates tussen auditor en reviewer, en een beurtindicator die altijd zegt wie aan zet is. | auditor, reviewer |
| Actieopvolgingna de audit | Bevindingen als acties in Action Tracking, met eigenaar, streefdatum en toetsing, teruggelezen in het dossier. | action_owner, ia_manager |
| Analysede eigen kwaliteit | IAF Scorecard en doorlooptijdanalyse voor het functioneren van de auditfunctie als geheel, plus kwaliteitsborging (QAIP). | ia_manager, directie_ac |
| Tijdschrijvende verantwoording | Uren per audit, goedkeuring door de manager en een urenoverzicht dat de capaciteitsplanning voedt. | auditor, ia_manager |
| Over alle stappen heenhier zit de samenhang | Functiescheiding, AI op de eigen dossierdata, meldingen en herinneringen, koppelingen met Action Tracking en CRAFT. | iedereen, elk met eigen rechten |
Wat elke rol eruit haalt
Vijf rollen, vijf verschillende vragen aan dezelfde data.
Het hele plaatje, met sturing
Het dashboard toont in één blik waar het team staat: dekking van het universum, doelmeters tegen de norm, en drie acties met de consequentie als er niets gebeurt. De capaciteitsberekening laat zien of het jaarplan past binnen de beschikbare uren.
Eén werkplek voor het hele onderzoek
Van de toegewezen audit in het jaarplan naar het dossier met checklist, via de uitvraag bij de auditee tot de bevindingen, zonder over te stappen naar een ander bestand.
Precies zien wat er ligt te wachten
De statusweergave met de kolommen Wacht op mij, Wacht op ander en Akkoord, en een doorloop met sneltoetsen voor akkoord, niet akkoord of een vraag, maken van reviewen geen zoekwerk.
Hoofdlijnen, zonder in de dossiers te kijken
Een eigen, beknopte zijbalk: het AC-dashboard, de vergaderplanning en het jaarrapport, met een vastgestelde rapportage die na vaststellen niet meer verandert.
Alleen de eigen acties, geen suite-ruis
Wie een bevinding moet oplossen, komt binnen in Action Tracking en ziet de rest van de suite niet. De afscherming zit niet alleen in het menu: de server weigert de audit-API's voor deze rol.
Hoe het in de praktijk loopt
Van universum tot rapportage, in zes stappen.
Universum en frequentie vastleggen
Breng de auditwaardige onderwerpen in kaart en geef per onderwerp de gewenste frequentie op. Het systeem berekent zelf het volgende auditjaar.
Jaarplan opstellen en laten accorderen
Selecteer onderwerpen uit het universum, vul periode en uren in en leg het plan voor aan het audit committee.
Dossier starten en checklist doorlopen
Vanuit de audit in het jaarplan start u het dossier. De auditor werkt de checklist per fase af en deelt stukken via document-gates.
Reviewen en terugkoppelen
De reviewer beoordeelt elke check met een vaste keuze en een verplichte opmerking bij een afwijking, en geeft het dossier goed of terug.
Bevindingen doorzetten naar actieopvolging
Wat niet voldoet, wordt met één klik een actie in Action Tracking, met eigenaar en streefdatum. Er ontstaan geen twee kopieën van dezelfde bevinding.
Rapporteren en vaststellen
AI stelt een managementsamenvatting voor op basis van de bevindingen; u beoordeelt en keurt goed. Bij vaststellen bevriest de rapportage, zodat een cijfer van maart niet stilzwijgend meebeweegt met september.
Praktisch
De vragen die meestal als tweede komen.
- Gebouwd en gehost in de Europese Unie. Gegevens per organisatie versleuteld en strikt gescheiden opgeslagen; geen Amerikaanse cloud.
- Geen implementatietraject. Begin met het universum en bouw de suite op naarmate het jaarplan groeit.
- AI waar het helpt, niet als etiket. Acht knoppen op de eigen dossierdata: een vraag over een brondocument, een dossierreview met een observatie per stuk, een conceptsamenvatting voor het rapport. Altijd een voorstel; het oordeel blijft van de auditor.
- Functiescheiding is geen instelling maar een grens. Een reviewer kan geen auditorvelden bewerken zonder een gelogde, toegelichte correctie; wie alleen mag goedkeuren, kan zelf geen dossier beheren.
- Gekoppeld aan de rest van de suite. Bevindingen naar Action Tracking, audits naar CRAFT voor de inhoudelijke uitvoering, checklist-items uit de GIAS-bibliotheek.
Waar het nu staat. De audit app draait, met auditfuncties die meekijken en meedenken. Universe, jaarplan en dossierreview zijn het langst in gebruik en het verst doorontwikkeld; de koppeling met Action Tracking voor actieopvolging is recenter.
Dat is meteen de reden waarom de blik van internal auditors zelf nuttig is: wat een IA-manager, auditor of reviewer nu nog mist, is op dit moment het goedkoopst toe te voegen.